Con l'entrata in vigore del D.P.R. 28 dicembre 2000 n° 445, è in atto nel nostro Paese, un importante processo di "sburocratizzazione" e semplificazione amministrativa per riformare la Pubblica Amministrazione e farla funzionare in maniera più efficace e trasparente.

Consiste nella facoltà riconosciuta ai cittadini di presentare, in sostituzione delle tradizionali certificazioni richieste, propri stati e requisiti personali, mediante apposite dichiarazioni sottoscritte (firmate) dall'interessato. La firma non deve essere più autenticata.
L'autocertificazione sostituisce i certificati senza che ci sia necessità di presentare successivamente il certificato vero e proprio. La pubblica amministrazione ha l'obbligo di accettarle, riservandosi la possibilità di controllo e verifica in caso di sussistenza di ragionevoli dubbi sulla veridicità del loro contenuto.
Vi sono pochi casi, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, in cui devono essere esibiti i tradizionali certificati: pratiche per contrarre matrimonio, rapporti con l'autorità giudiziaria, atti da trasmettere all'estero.

Si possono "autocertificare":

A) Con dichiarazioni sostitutive di certificazioni:
* la data e il luogo di nascita
* la residenza
* la cittadinanza
* il godimento dei diritti politici
* lo stato civile (celibe/nubile, coniugato/a, vedovo/a, divorziato/a)
* lo stato di famiglia
* l'esistenza in vita
* la nascita del figlio
* il decesso del coniuge, dell'ascendente o del discendente
* la posizione agli effetti degli obblighi militari
* l'iscrizione in albi o elenchi tenuti dalla pubblica amministrazione
* titolo di studio o qualifica professionale posseduta; esami sostenuti; titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualifica tecnica
* situazione reddituale ed economica, anche ai finidella concessionedi benefici e vantaggi di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali; assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto; assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare del tributo assolto; possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria e inerente all'interessato.
* stato di disoccupazione; qualità di pensionato e categoria di pensione; qualità di studente o di casalinga
* qualifica di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili
* iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo
* tutte le posizioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ecc.
* di non aver riportato condanne penali
* tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri di stato civileLe dichiarazioni di cui sopra non richiedono alcuna autenticazione da parte del pubblico ufficiale.

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B) Dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà
* Tutti gli stati, fatti a qualità personali non autocertificabili (non ricompresi alla lettera "A" precedentemente descritta) possono essere comprovati dall'interessato, a titolo definitivo, mediante dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà.
Si possono ad esempio dichiarare: chi sono gli eredi; la situazione di famiglia originaria; la proprietà di un immobile, ecc.
La dichiarazione che il dichiarante rende nel proprio interesse può riguardare anche stati, fatti e qualità personali relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza.
La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, non può contenere manifestazioni di volontà (impegni, rinunce, accettazioni, procure) e deleghe configuranti una procura.
Qualora risulti necessario controllare la veridicità delle dichiarazioni nel caso in cui gli stati, i fatti e le qualità personali dichiarati siano certificabili o accertabili da parte della pubblica amministrazione, l'amministrazione procedente entro quindici giorni richiede direttamente la documentazione all'amministrazione competente.
In questo caso, per accelerare il procedimento, l'interessato può trasmettere, anche attraverso strumenti informatici o telematici, copia fotostatica, non autenticata, dei certificati in cui sia già in possesso.Le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà non richiedono alcuna autenticazione da parte del pubblico ufficiale quando siano contestuali ad una istanza.
In questo caso l'interessato deve presentare la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà:
a) unitamente alla copia non autenticata di un documento di riconoscimento (nel caso di invio per posta o per via telematica);
b) firmarla in presenza del dipendente addetto a riceverla (nel caso di presentazione diretta)

(Per queste dichiarazioni clicca qui)

L'autocertificazione e le dichiarazioni sostitutive di notorietà sono utilizzabili solo nei rapporti con le amministrazioni pubbliche intendendo tutte le Amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado, le istituzioni universitarie, le aziende e le amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le regioni, province, comuni e comunità montane, I.A.C.P., camere di commercio e qualsiasi altro ente di diritto pubblico (compresi gli enti pubblici economici).
Sono inoltre utilizzabili nei rapporti con imprese esercenti servizi di pubblica necessità e di pubblica utilità (Poste, ENEL, Telecom, Aziende del Gas, ecc.).
L'autocertificazione e le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà non possono essere utilizzate nei rapporti fra privati o con l'autorità giudiziaria nello svolgimento di funzioni giurisdizionali.

Per avvalersi dell'autocertificazione direttamente agli sportelli degli uffici pubblici, è necessario prioritariamente preoccuparsi di compilare il modulo previsto che non è soggetto ad alcuna autenticazione, per quanto concerne le dichiarazioni sostitutive di certificazioni (autocertificazioni).
Per quanto riguarda la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, occorre l'autentica della sottoscrione (firma) solo quando non sia contestuale ad una istanza.
L'autentica della sottosrizione avviene previa identificazione del dichiarante da parte del pubblico ufficiale autenticante.
L'accertamento dell'identità personale del dichiarante può avvenire in uno dei seguenti modi:
a)conoscenza diretta da parte del pubblico ufficiale;
b)testimonianza di due idonei fidefacienti conosciuti dal pubblico ufficiale;
c)esibizione di un valido documento di identità personale, munito di fotografia, rilasciato da una pubblica autorità.

Il pubblico ufficiale o il funzionario dell'ufficio pubblico che non ammette l'autocertificazione o la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, nonostante ci siano tutti i presupposti per accoglierla, incorre nelle sanzioni previste dall'art. 328 del Codice penale e rischiano di essere puniti per omissioni o rifiuto di atti d'ufficio.

Il cittadino dovrà, in primo luogo, accertare chi è il responsabile della pratica inoltrata, richiedendo nome, cognome e qualifica, inoltre è necessario conoscere il numero di protocollo della stessa e il tipo di procedimento attribuito.

Così come la Pubblica Amministrazione sa chi è il suo interlocutore, il cittadino, ha altrettanto diritto di sapere chi segue il procedimento che lo riguarda e come risalire agli atti relativi.

Ottenuti i dati, il cittadino dovrà richiedere, per iscritto, le ragioni del mancato accoglimento dell'autocertificazione o della dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà segnalando anche, per conoscenza, il tesserino, con gli estremi della pratica al Comitato Provinciale della Pubblica Amministrazione presso la Prefettura del luogo in cui è stata rifiutata l'autocertificazione e alla Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dip. Funzione Pubblica - ROMA.
La richiesta deve essere redatta in forma scritta. Se entro trenta giorni dalla data della richiesta, il pubblico ufficiale o l'incaricato non compie l'atto e non risponde per esporre le ragioni del ritardo/rifiuto, scattano i presupposti per le sanzioni della reclusione fino a un anno o della multa fino a due milioni di lire.
Il termine dei trenta giorni decorre dalla data di ricezione della richiesta.
La procedibilità è d'ufficio, pertanto non sono richieste querele, istanze o quant'altro.
Quindi colui che si vedrà rifiutata la propria autocertificazione o la dichiarazione sostitutiva, si troverà nelle condizioni di denunciare semplicemente l'omissione di atti d'ufficio.

La legge istitutiva dell'autocertificazione, prevedeva che l'autocertificazione doveva essere sottoscritta e autenticata.
Con l'emanazione del D.P.R. 28 Dicembre 2000 n° 445, l'obbligo dell'autocertificazione della firma rimane solo per la "dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà" quando la stessa non è contenuta in una istanza.
Per le dichiarazioni sostitutive di certificazione (autocertificazioni), è sufficiente la sottoscrizione dell'interessato.
L'autenticità della firma delle dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà, può essere eseguita dai seguenti pubblici ufficiali: notai, cancellieri, segretari comunali e funzionari incaricati dai sindaci, anche di comuni diversi da quello di residenza, nonchè dal funzionario competente a ricevere la documentazione e dal funzionario incaricato dal gestore di pubblici servizi.
l'autentica della firma è soggetta ad imposta di bollo.
Nessuna imposta di bollo deve, peraltro, essere corisposta dal cittadino quando comprova che l'uso dell'atto è esente, per legge, dall'imposta.
(Principali usi che giustificano l'esenzione dall'imposta di bollo: pensionistico, assegni familiari, leva militare, iscriz. liste di collocamento, ecc.

Attenzione a non effettuare dichiarazioni non veritiere
L'amministrazione pubblica, può provvedere d'ufficio ad accertare la veridicità di quanto dichiarato dal cittadino.
E' evidente che le norme, semplificando l'azione amministrativa, vogliono anche creare fra Pubblica Amministrazione e cittadino, rapporti di fiduciosa collaborazione.
Il rilascio di dichiarazioni non veritiere è, d'altra parte, punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia.

1) LA NASCITA DI UN FIGLIO
I genitori, o uno di essi, possono dichiarare, entro 10 giorni dal parto, la nascita del proprio figlio presso il Comune di residenza, anche se la nascita è avvenuta in altro Comune.
Si può anche dichiarare:
a) al Direttore Sanitario del centro di nascita (ospedale, casa di cura), entro 3 giorni dal parto;
b) all'Ufficiale di Stato Civile del Comune ove è nato il bambino, entro 10 giorni dal parto;
c) all'Ufficiale di Stato Civile del Comune di residenza del padre quando questi abbia la residenza in un Comune diverso da quello della madre e a condizione che ella acconsenta, entro 10 giorni dal parto.

2) VALIDITA' DI CERTIFICATI
Tutti i certificati anagrafici, le certificazioni dello stato civile, gli estratti e le copie integrali degli atti di stato civile rilasciati dai servizi demografici, hanno validità 6 mesi dalla data di rilascio.
E' ammessa la presentazione delle certificazioni "scadute" purchè le informazioni contenute nei certificati stessi non siano variate.
In questo caso, basterà apporre sul certificato una dichiarazione non autenticata, resa dal titolare dello stesso, che attesti che le informazioni contenute nel certificato, non hanno subito variazioni dalla data di rilascio.
Ha validità illimitata ogni certificato non soggetto a modificazione (ad es.: certificati storici, di morte, titolo di studio).

3) ESTRATI DEGLI ATTI DI STATO CIVILE
La pubblica amministrazione, non può richiedere estratti di atti di stato civile al cittadino, ma dovrà procurarseli richiedendolo direttamente all'ufficiale di stato civile competente.

4) ACCERTAMENTI D'UFFICIO
Le pubbliche amministrazioni, non possono richiedere ai cittadini la produzione di certificati attestanti l'assenza di precedenti penali e l'assenza di carichi pendenti.
Detti certificati, devono essere accertati, presso gli uffici competenti, direttamente dall'amministratore che deve emanare il provvedimento.
Le singole amministrazioni pubbliche, non possono richiedere atti o certificati concernenti fatti, stati o qualità personali, che risultino attestati in documenti già in loro possesso o che esse stesse siano tenute a certificare.

5) ACQUISIZIONE DIRETTA DEI CERTIFICATI
Qualora l'interessato non intenda o non sia in grado di utilizzare le autodichiarazioni, i certificati concernenti fatti, stati o qualità personali risultanti da albi o da pubblici registri tenuti o conservati da una pubblica amministrazione, sono sempre acquisiti d'ufficio dall'amministrazione procedente, su semplice indicazione da parte dell'interessato della specifica amministrazione che conserva l'albo o il registro.

6) NON PIU' PREVISTA L'AUTENTICAZIONE DELLA FIRMA
Nelle istanze da produrre agli organi della pubblica amministrazione ed ai gestori o esercenti di pubblici servizi, non è più necessaria l'autenticazione della sottoscrizione (firma), se l'interessato appone la firma in presenza del dipendente addetto a riceverla, oppure se l'istanza è presentata unitamente a copia fotostatica, ancorchè non autenticata, di un documento di identità del sottoscrittore.
L'istanza e la copia fotostatica del documento di identità, possono essere inviate per via telematica.
La sottoscrizione di istanze non è soggetta ad autenticazione anche nei casi in cui contiene dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà.

7) COPIE AUTENTICHE DI PUBBLICAZIONI
L'interessato può sottoscrivere una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, dalla quale risulti la conoscenza del fatto che la copia della dichiarazione allegata, è conforme all'originale (per i pubblici concorsi ha lo stesso valore della copia autentica).
Se questa dichiarazione è contestuale ad una istanza, la firma non va autenticata.

8) DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE PRESENTATE DA CITTADINI STRANIERI
Nel caso in cui le dichiarazioni sostitutive siano presentate da cittadini della Comunità Europea, si applicano le stesse modalità previste per i cittadini Italiani.
I cittadini extracomunitari, residenti in Italia secondo le disposizioni del regolamento anagrafico della popolazione residente, approvato con decreto del Presidente della Repubblica il 30 Maggio 1989, n. 233, possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive limitatamente ai casi in cui si tratti di comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici o privati italiani.

9) DOCUMENTO D'IDENTITA' IN SOSTITUZIONE DEI CERTIFICATI
In occasione dell'accertazione della domanda, è vietato alle amministrazioni pubbliche, ai gestori ed agli esercenti di pubblici servizi, richiedere certificazioni che attestino dati o qualità già contenuti nel documento di identità.
I dati relativi al cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza, attestati in documenti di riconoscimento in corso di validità, hanno lo stesso valore dei corrispondenti certificati.

10) PRODUZIONE DI COPIE AUTENTICHE
La produzione di atti e documenti, sono pienamente equipollenti agli originali.
L'autenticazione di un documento, può essere effettuata dal funzionario competente, dal quale è stato emesso l'originale, da quello presso il quale l'originale è depositato o conservato, o da quello al quale deve essere presentato il documento, nonchè da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco.
Nel caso in cui si debba presentare all'amministrazione copia autentica di un documento, l'autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o dal dipendente competente a ricevere la documentazione, dietro esibizione dell'originale.
In questo caso, la copia autentica può eseere utilizzata solo nel procedimento in corso.

11) PIU' SEMPLICE PARTECIPARE AI CONCORSI
E' abrogata l'autenticazione della firma per la presentazione delle domande ai concorsi pubblici, nonchè ad esami per il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali; non è inoltre più previsto il limite di età, tranne che per alcuni casi particolari previsti dalle singole amministrazioni, in relazione alla natura del servizio.
Sono conseguentemente aboliti, i titoli preferenziali relativi all'età.
Se due o più candidati ottengono, a conclusione delle operazioni di valutazione dei titoli e delle prove di esame, pari punteggio, è preferito il candidato più giovane di età.

12) AUTENTICAZIONE DI FOTOGRAFIA
La fotografia, può essere autenticata direttamente dall'ufficio che rilascia il certificato, purchè sia presentata personalmente dall'interessato.
L'autentica di una foto, può essere effettuata solo se richiesta espressamente da una norma di legge (passaporto, patente).

13) NOVITA' IN MATERIA DI RILASCIO DELLE CARTE D'IDENTITA' E PASSAPORTO
La carta di identità, può essere rinnovata sei mesi prima della scadenza.
Nei documenti di riconoscimento, non è più necessaria l'indicazione dello stato civile, a meno che non lo richieda espressamente l'interessato.
I giovani in attesa di svolgere il servizio di leva obbligatorio, potranno ottenere subito il rilascio della carta di identità e/o del passaporto; è infatti abrogata la norma che prevedeva il nulla osta obbligatorio per il rilascio del passaporto e/o della carta di identità.

14) FIRME DI PIU' PERSONE SEPARATAMENTE
I documenti che richiedono la firma di più persone, possono essere sottoscritti anche separatamente ed in momenti diversi.